Digitaalisena toteutetut palaverit ja työpajat ovat saaneet kärsiä keväällä 2020 alkaneessa poikkeustilassa ja uudessa normaalitilassa negatiivisesta narratiivista – Mielestämme jopa liian negatiivisesta. Talvella 2021 teettämämme kyselytutkimuksen tulokset vahvistivat tämän. Etätyön aika keskimäärin paransi työn tuottavuutta ja työssä viihtymistä. Vaikka kokemus työpajoissa keskimäärin huononi, joidenkin osa-alueiden osalta työpajat koettiin myös paremmiksi. Lue täältä tarkempi kuvaus kyselytutkimuksen tuloksista.
Oli digitaalisista työpajoista mitä mieltä tahansa, on melkein kiistatonta, että osa työskentelyn muutoksista ovat pysyviä. Myös osa palavereista ja työpajoista tullaan tulevaisuudessa toteuttamaan digitaalisesti tai hybridimallilla. Siksi pyrin tässä kirjoituksessa avaamaan lukijalle avainelementit digitaalisessa työpajassa onnistumiseen. Ensin kirjoitan työpajojen roolista luovan työn kontekstissa. Sitten annan joukon ohjeita ideointi- sekä päätöksentekotyöpajoissa onnistumiseen. Lopulta esittelen tekoja, joilla voidaan vastata digitaalisten työpajojen erityisvaatimuksiin.
Työpaja on laajemman luovan työn kokonaisuuden mikrokosmos
Luovan työn johtamisessa on kyse kollektiivisen ajattelun prosessin johtamisesta. Ajattelun prosessin johtamisen ohella luovan työn onnistuminen edellyttää kuitenkin myös ajattelijoiden kokemuksen johtamista.
Luovan ajattelun johtaminen prosessina on sinänsä loogista prosessin johtamista. On olemassa prosessin Osaamispohja, Ajatteluprosessi ja lopulta prosessin Lopputuotos. Ajatteluprosessiin tuleva syöte, Osaamispohja, on prosessissa mukana olevat ihmiset (eli ajattelijat itsessään) ja heidän mukanaan tuleva tieto, kokemus ja näkemys. Tuettu ajatteluprosessi jauhaa syötteestä lopputuloksen, idean, päätöksen tai opin.
Varsinaisen ajatteluprosessin taustalla on ihmisiä, ajattelijoita ja asiantuntijoita. Ihmisen juju on siinä, että hän on subjektiivinen otus: jokaisella on oma kokemusmaailmansa. Tämän vuoksi ihmisten kokemuksen johtaminen on yhtä tärkeää kuin ajatteluprosessin johtaminen sinällään. Onnistuessaan tai epäonnistuessaan kumpikin taso syöttää toisilleen kaikusignaaleja, jotka ohjaavat kokonaisuuden onnistumista – hyvään tai huonoon suuntaan
Työpaja on vuorovaikutukseen ja tiedonvaihtoon perustuva luovan työn sessio. Työpajan kontekstissa fasilitaattori johtaa luovaa työtä tietyn ajan ja paikan luomissa raameissa. Fasilitaattori kerää koolle oikean Osaamispohjan, tuo työkalut Ajatteluprosessin avuksi sekä on vastuussa prosessin Lopputuotoksen dokumentoinnista. Samanaikaisesti fasilitaattori johtaa Kokemustasoa, koettaen esimerkiksi luoda luovan ja psykologisesti turvallisen tunnelman työpajaan.
Luovan työn työpajat voidaan karkeasti jakaa kahteen tyyppiin: ideointi- ja päätöksentekotyöpajat. Jako kahteen on yksinkertaistus ja molempia työpajatyyppejä voi sisältyä yhteen työpajaan. Kaksi tyyppiä havainnollistavat kuitenkinluovan työn erilaisia vaiheita. Seuraavaksi esittelen mallin kumpaankin työpajatyyppiin.
Ideointityöpajassa herätetään osallistujien luovuus
Luovalle työlle on tyypillistä, että tuotoksen määrä ja laatu eivät välttämättä kasva suoraan suhteessa käytettyihin minuutteihin. Väkisin pusertamisella on usein jopa negatiivinen vaikutus tulokseen. Ajan sijasta luovan ajattelun käyttövoimana ja polttoaineena toimivat usein ryhmä, joka edustaa laaja-alaista näkemystä sekä oikeanlainen vire, ilmapiiri ja ympäristö. Ideointityöpaja onnistuu seuraavilla askelilla:
1. Kutsu tarkoitusperiä palvelevat osallistujat
Määrittele työpajan tarkoitus kirkkaaksi ja päätä ketkä henkilöt palvelevat tarkoitusperääsi parhaiten. Osallista toisaalta eri osaamisalueiden erilaista ajattelua, mutta ole myös valikoiva – älä ota työpajaasi ketään, joka ei koe hänen ajatteluaan tarvittavan.
2. Kommunikoi tavoitteellisuus
Tärkein yksittäinen tekijä ideointipalaverin onnistumisen takana on hyvä selkeys siitä, mitä ideoinnilla tavoitellaan ja miksi. Ideoinnin tavoitteellisuus ohjaa ajattelun alusta asti oikeaan ja yhteiseen suuntaan. Tavoitteiden yhteinen ymmärtäminen saavutetaan parhaiten jos tavoitteet määritellään ryhmässä osallistavasti keskustellen. Vasta yhdessä määritellyistä tavoitteista voidaan johtaa kysymykset, jotka ymmärretään samalla tavalla.
3. Rakenna luovaa ajattelua tukeva ajatteluympäristö
Viritä osallistujat ennen työpajaa, ja sen aikana, halutulle ajatustaajuudelle, joka on aiheen mukaisesti esimerkiksi luova ja psykologisesti turvallinen. Osallistujien tulee tietää roolinsa ja heidän ajattelukulttuuriaan tulee herätellä nykytilaa haastavilla sisällöillä.
4. Erota ideointi ja ideoiden valinta toisistaan
Ideointiprosessissa on hyvä tunnistaa olevan kaksi vaihetta: 1) divergenssi, jonka aikana yritetään koota suuri määrä erilaiset näkökulmat huomioon ottavia ideoita sekä 2) konvergenssi, jonka aikana ideoiden massasta aletaan hahmottamaan tärkeitä asioita ja rajataan muut teemat pois. Nämä vaiheet on tärkeää pitää erillään. Jos ideoita kritisoidaan jo divergenssi-vaiheessa, katoaa työpajasta luovuuden salliva ajatustaajuus.
5. Valitse tavoitteeseen sopiva, ajattelua herättelevä työkalu
Parhaat ajattelun työkalut haastavat tarkastelemaan käsiteltävää aihetta uudesta näkökulmasta, antavat mahdollisuuden perustella ja sparrata ideoita sekä tuovat kaikkien osallistujien ajatukset ryhmän jalostettavaksi. Tässä muutama työkalu, joita me suosimme:
- Me-We-Us
- Kiertävät kysymykset
- Negatiivinen aivoriihi
- Kill the Company
- Brainwriting
- SCAMPER
6. Anna näkymä siihen, mitä tapahtuu seuraavaksi
Vedä työpajan johtopäätökset yhteen ja kerro osallistujillesi, miten työpajassasi työstetyt asiat pannaan toimeen.
Päätöksentekotyöpajassa määräytyy projektin suunta
Päätöksenteko on siirtynyt hitaasti, mutta varmasti pois palaverin parhainta palkkaa saavan yksilön näppituntumasta kohti monialaista näkemystä, demokraattisuutta ja datajoukkojen hyödyntämistä. Siirtymä parantaa päätösten osumatarkkuutta. Se myös asettaa uusia vaatimuksia päätöksentekotyöpajan taustatietojen keräämiselle sekä työpajan osallistavalle johtamiselle. Päätöksentekotyöpaja onnistuu seuraavilla askelilla:
1. Valtuuta ryhmä päätöksentekoon
Elintärkeää päätöksentekotyöpajan onnistumiselle on osallistujien aito kokemus siitä, että työpajan osallistujilla on mandaatti tehdä päätös siinä hetkessä, jossa he ovat läsnä. Päätökset eivät siis saa olla tehtyjä ennen työpajaa ja työpajaan tulee saada osallistumaan ne ihmiset joilla on viimeinen päätäntävalta asian viemisestä eteenpäin.
2. Tuo osallistujien käyttöön kaikki päätöksentekoon vaadittava tieto luomalla yhteinen tilannekuva
Laadukkaan päätöksenteon näkökulmasta on tärkeää, että tehtävät päätökset perustuvat yhteiseen näkemykseen tarvittavista lähtötiedoista ja vallitsevasta tilanteesta. On luonnollista ja usein myös hyödyllistä, että osallistujilla on erilaisia näkökulmia ja tapoja priorisoida asioita, mutta on tärkeää, että pohjatiedot ovat yhteiset ja kaikille nähtävissä.
3. Kirkastakaa yhdessä mihin päätöksellä pyritään, eli päätöksellä tavoiteltava muutos
Käsiteltävän ongelman tarkka määrittely on avain laadukkaaseen valintaan. Jos osallistujilla on eri näkemys käsiteltävän ongelman sisällöstä, tasosta tai laajuudesta, on hyvin todennäköistä, että yhteistä konsensusta ei löydy. Ongelman määrittelyyn on käytettävä niin paljon aikaa, että osallistujien keskuudessa vallitsee yhteinen ymmärrys, eikä merkittäviä ristiriitoja nähdä.
4. Valitse tavoitteeseen sopiva, vaihtoehtoja arvottava, työkalu
Metodiikalla on keskeinen rooli osallistujien kokemuksessa, tuotosten laadussa ja epäsuorasti myös siinä, kuinka sitoutuneita osallistujat ovat tuotoksiin. Parhaat valintatyökalut tekevät ideoiden yhdenmukaisesta vertailemisesta helpompaa ja auttavat tunnistamaan erot ideoiden laadun välillä. Tässä muutama työkalu, joita me suosimme:
- Priorisoi äänestämällä
- Pisteytä kriteeristön mukaan
- Tuhlaa krediittejä
- Arvokello
- Analyyttinen hierarkiaprosessi
- Rakenna sopimuksia
- Priorisoi hierarkialla
5. Rakentakaa dialogilla silta yksilöiden valinnoista kohti yhteistä valintaa
Yksilöiden valintojen keskiarvo ei vielä ole ryhmäpäätös, vaan kompromissi yksilöiden päätöksistä. Erimielisyyksistä päästään konsensukseen dialogin kautta. Dialogi kasvattaa yhteistä ymmärrystä vaikka kaikki eivät olisikaan samaa mieltä.
Digitaalisilla työpajoilla on erityisvaatimuksia, jotka pitää huomioida
Palavereiden koetaan onnistuvan huonommin digitaalisessa ympäristössä. Alla oleva kuva havainnollistaa suurimpia eroja fyysisten ja digitaalisten palaverien välillä. Onnistuminen etätyöskentelynä tapahtuvassa työpajassa nostaakin fasilitointiosaamisen ja -metodiikan vaateet entistä korkeammalle sekä pakottaa meidät huomioimaan digitaalisten työpajojen erityisvaatimukset.
Onnistuminen taataan noudattamalla seuraavia askeleita:
1. Poista ennakkoasenteet
Verkkotyöpajoihin sisältyy osallistujien puolelta usein ennakkoasenteita. Osallistujat saattavat saapua työpajaan skeptisinä siitä, voidaanko verkkometodiikalla saavuttaa samassa fyysisessä tilassa tapahtuvien vastaavien tilaisuuksien kaltaisia tuloksia. Osallistujien innostaminen saattaa vaatia esimerkkejä tai muistutuksia onnistumisista.
2. Tasa-arvoista ja aktivoi
Työpajan osallistujille pitää luoda tasa-arvoiset mahdollisuudet antaa kontribuutioita työpajan sisältöihin. Etätyöpajassa pitää myös kiinnittää erityistä huomiota siihen, etteivät ryhmän hiljaisemmat jää vaille puheenvuoroa. Hybridityöpajoissa, joissa osa on fyysisesti läsnä ja osa etänä paikalla, tulee etäosallistujat huomioida erityisjärjestelyillä ja fasilitoida tapahtumaa kahdella, fyysisellä ja digitaalisella, tasolla.
3. Hallitse työpisteet ja viretila
Etätyöpajassa fasilitaattori ei voi antaa työvälineitä työpajan alussa, vaan osallistuja pitää neuvoa valmistelemaan työpisteensä itse (esimerkiksi: kynä, paperi, mahdollisuus ladata kuvia, toinen näyttö osallistujien videostreameille, välipalaa). Työpajan osallistujien viretilaa vaatii myös erityishuomiota ja siihen voidaan vastata esimerkiksi venyttelemällä, tauoilla, virtuaalisilla ylävitosilla sekä musiikin soittamisella yksintyöskentelemisen aikana.
4. Varmista työkalujen osaaminen jo ennen työpajaa
Etätyöpajoissa käytettäviin työkaluihin liittyy erityisvaatimuksia, sillä osallistujan käyttöliittymä on kynän ja paperin sijaan sovellus, joka ei välttämättä ole ennestään tuttu. Ulkopuolisiin materiaaleihin on hyvä tarkastaa resursseihin pääsyoikeudet, asennukset, kokeilukierros ja tekniset ongelmat jo ennen työpajan alkua. Sovellukset synnyttävät myös tietoturva- käyttölupa- sekä maksullisuusongelmia. Usein käyttöohjeet eivät riitä, vaan käyttäjien pitää päästä harjoittelemaan uusia työkaluja etukäteen.
5. Luo keskittymisen ja sitoutumisen mahdollistava työpajan rakenne
Etätyöpajoissa on suurempi keskittymisongelmien riski. 71 % tietotyöläisistä myöntääkin sortuvansa tekemään jotain epäoleellista digipalaverissa fyysistä palaveria todennäköisemmin. Siksi on tärkeää 1) suunnitella tarkasti sujuva työpajan rakenne, 2) antaa jokaiselle osallistujalle vastuullista tekemistä ja 3) varmistaa että kukaan osallistuja pidä erityisen pitkiä puheenvuoroja. Osallistujille täytyy kertoa, miten työpaja ja sen tehtävät kontribuoivat osallistujille mieluisaan projektin lopputulokseen ja näin herättää osallistujan sisäinen motivaatio.
6. Luo yhteinen näkymä ja pidä osallistujat kartalla
Koska työn tuotokset eivät ole ole nähtävissä fyysisessä tilassa, täytyy etätyöpajoissa kiinnittää erityistä huomiota siihen, että osallistujilla säilyy näkymä siihen, missä mennään ja mitä työpajassa ollaan saatu aikaan. Ryhmätyöskentelyn lisäarvo syntyy toisten ajatusten jatkojalostamisesta, eivätkä ideat saisi täten jäädä osallistujien omille työpisteille ja omiin ajatuksiin, muilta piiloon.
Etsitty viisaus on työpajan osallistujien ammattitaidossa
Työpajojen onnistuminen ei ole taattua, varsinkaan digitaalisessa ympäristössä. Hyvällä suunnittelulla työpajan ei kuitenkaan tarvitse olla pelottava tapahtuma. Kun osallistujajoukko on valikoitu ajatuksella, voi tapahtuman fasilitaattori nojata siihen tietoon, että se viisaus, jota työpajassa haetaan, löytyy ammattitaitoisten osallistujien ajattelusta tai tulee viimeistään esille ammattitaitoisten osallistujien ajatusten kohdatessa. Fasilitaattorin tehtäväksi jää luoda puitteet ja tehtävät, jossa tämä tapahtuu. Jos seinä tulee vastaan, on fasilitaattorilla hyvä olla B-suunnitelma takataskussa. Fasilitaattori voi myös seurata vaistojaan uuteen suuntaan tai nostaa rohkeasti tilanteen koetun vaikeuden pöydälle. Tässä vielä linkki digitaalisen työpajan laajempaan oppaaseemme!
Onnea tuleviin tapahtumiinne! Blogistamme löydät ajatuksia aiheista, joita käsitellä työpajoissanne.